05 RAAD VAN COMMISSARISSEN

Reguliere vergaderingen

Naast bilaterale overleggen heeft de Raad van Commissarissen in de verslagperiode 5 keer plenair vergaderd. Elke vergadering van de Raad van Commissarissen wordt voorafgegaan door een voorbespreking zonder directie.  Vervolgens wordt vergaderd in bijzijn van de directie en op uitnodiging de externe accountant, managementleden en vakspecialisten.  

Onderdeel van iedere vergadering vormt de bespreking van de stand van zaken van het strategische plan en het jaarplan van Waterbedrijf Groningen. Dit aan de hand van een dashboard waarin prestatie-indicatoren zijn opgenomen met betrekking tot het watertransitieplan, klanttevredenheid, operationele performance en financiën. Bespreking van het dashboard geeft de Raad van Commissarissen adequaat inzicht in de voortgang van geformuleerde (strategische en jaar) doelen en de dilemma’s en knelpunten waar de organisatie mee te maken heeft. Daarnaast worden bij de vergaderstukken van elke vergadering belangrijke actuele documenten met betrekking tot de drinkwatersector, de verslagen van de commissies van de Raad van Commissarissen en de actuele verslagen van de overlegvergaderingen met de Ondernemingsraad gevoegd.

  Verder stonden in 2023 de volgende thema’s op de agenda: 

• De zorg voor een duurzame watervoorziening Groningen en het hieraan ten grondslag liggende watertransitieplan. Specifieke aandacht is uitgegaan naar de onderliggende aannames en uitgangspunten voor de bepaling van de watervraagprognose en de daaruit afgeleide operationele en strategische waterreserves. Stilgestaan is bij de (wijze van) afstemming met relevante stakeholders om te komen tot verruimde waterreserves, de betekenis van lopende convenantafspraken en de complexe regelgeving rond toewijzing van waterwinvergunningen. 
• Onze deelneming in WarmteStad was in lijn met eerdere jaren een onderwerp dat regelmatig in vergaderingen aan de orde kwam. Meerdere keren is gesproken over de strategische koers van WarmteStad. Medio 2023 is hierover een principebesluit genomen en deze gedeeld met de aandeelhouders.  
• Risicobeheersing joint ventures North Water B.V. en WarmteStad B.V. Gesproken over de beheersing van strategische, operationele, compliance en financiële risico’s en de mogelijke impact van de onderkende risico’s op de drinkwateractiviteiten.
• De jaarlijkse cyclus van vaststelling van de jaarrekening, met de daarbij behorende accountantscontrole, het voorstel tot het aantrekken van externe financiering, resultaatontwikkeling 2023, het financieel meerjarenplan en de begroting 2024 en de drinkwatertarieven 2024 waren onderwerpen die door de auditcommissie werden voorbereid en vervolgens besproken in de Raad van Commissarissen. Specifieke aandacht is uitgegaan naar de gevolgen van de sterk opgelopen inflatie en kosten en de achterblijvende drinkwaterafzet op de resultaat¬ontwikkeling 2023 en de drinkwatertarieven 2024.
• Beleid gerelateerde zaken, w.o. evaluatie Treasurybeleid en beoordeling naleving Treasurybeleid, invulling Internationale Samenwerking, cybersecurity en ICT beleid.  

Overige bijeenkomsten

Een aantal leden van de Raad van Commissarissen is in 2023 aanwezig geweest bij de “Nacht van het Drinkwater” in Den Haag, waar het belang van de gehele drinkwatersector op een treffende wijze in het daglicht werd gezet.

Op 20 september heeft het jaarlijks overleg plaatsgevonden tussen de Ondernemingsraad en de Raad van Commissarissen. Ook is er in juli een tussentijds overleg geweest waarbij o.a. het nieuwe lid van de RvC is voorgesteld en de agenda voor september is voorbereid.

Op 12 september heeft een afvaardiging van de RvC een overleg gehad met ILT (Inspectie Leefomgeving en Transport) over de urgente risico’s en uitdagingen die er in de drinkwatersector spelen. In het bijzonder is hier ingegaan op de borging van de leveringszekerheid in de toekomst, strategische reserves en de rol van de Raad van Commissarissen hierin.

Als onderdeel van het introductieprogramma is met de nieuw aangestelde commissaris Euverink een bezoek gebracht aan verschillende bedrijfslocaties van Waterbedrijf Groningen en haar deelnemingen WLN, WarmteStad en North Water.

Commissies 

De Raad van Commissarissen kent drie commissies. De commissies hebben tot doel om, gevoed door directie en medewerkers, een grondige voorbereiding te organiseren voor de standpuntbepaling in de vergaderingen. De auditcommissie heeft in 2023 tweemaal vergaderd waarvan eenmaal in het bijzijn van de externe accountant. In de meeting met de directie en externe accountant zijn de jaarrekening 2022 en het accountantsverslag besproken. In de andere commissievergadering is stil gestaan bij het financieel meerjarenplan 2024-2028 met daarin onder meer het meer jaren investeringsplan, de ontwikkelingen van de WACC en de bepaling van de drinkwatertarieven 2024.

Daarnaast heeft in 2023 intensieve afstemming plaatsgevonden tussen de auditcommissie en de directie over de vormgeving en te maken keuzes rond de benodigde (her)financiering. 

De businesscommissie richt zich op het bespreken van de strategische projecten, de deelnemingen en algemene ontwikkelingen die van invloed zijn op de strategie van het Waterbedrijf Groningen. In 2023 is de businesscommissie een keer als commissie bijeengekomen. Dit ter voorbereiding op de bespreking van de strategische koers van WarmteStad en de rol hierin van Waterbedrijf Groningen in een reguliere RvC vergadering. Daarnaast heeft de voorzitter van businesscommissie gedurende het jaar meerdere malen overleg gehad met de bestuurder en de voorzitter van de Raad van Commissarissen over de ontwikkelingen in de ICT-samenwerking.

De remuneratiecommissie buigt zich over de werkgeverstaak van de Raad van Commissarissen, de samenstelling van de Raad van Commissarissen en naleving van de governance code. In april 2023 heeft de commissie haar jaarlijks functioneringsgesprek gehad met de directeur/bestuurder. In voorjaar 2023 heeft de commissie een werving- en selectietraject afgerond ten behoeve van de opvolging van een commissaris.

Zelfevaluatie

De Raad van Commissarissen reflecteert elk jaar op haar eigen functioneren. April 2023 heeft de raad haar functioneren over 2022 geëvalueerd. Vastgesteld is dat de uitdagingen voor de sector en Waterbedrijf Groningen groot zijn. Veel aandacht is besteed aan de juiste rol van de Raad van Commissarissen in deze. Wat voor RvC willen we en moeten wij zijn. De Raad van Commissarissen hecht veel waarde aan een samenstelling die een goede afspiegeling vormt met betrekking tot relevante aandachtsgebieden. Tegen dit licht is de voltallige raad positief over haar eigen performance. 

Tegenstrijdige belangen
Op grond van de Corporate Governance Code moet een commissaris of een bestuurder een (potentieel) tegenstrijdig belang dat van materiële betekenis is voor de vennootschap en/of de betreffende commissaris of bestuurder direct melden aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen. In deze verslagperiode is geen sprake geweest van tegenstrijdige belangen. 

Vaststelling jaarrekening 2023
De jaarrekening 2023 en het verslag van het door de directie gevoerde beleid zijn in de vergadering van 10 juni 2024 aan de auditcommissie van de Raad van Commissarissen voorgelegd.
Ernst & Young Accountants LLP heeft de jaarrekening gecontroleerd en ons van de bevindingen op de hoogte gebracht. De goedgekeurde controleverklaring is in het Jaarverslag 2023 opgenomen.
Wij hebben de jaarrekening, in aanwezigheid van de directie en de accountant besproken. Voorgesteld wordt om het resultaat na belastingen van € 1,6 miljoen toe te voegen aan het eigen vermogen van de vennootschap. Op grond van onze bespreking stellen wij de Algemene Vergadering van Aandeelhouders voor het jaarverslag, de jaarrekening en de resultaatbestemming vast te stellen. Ook vragen wij voor 2023 decharge te verlenen aan de directie voor het bestuur en aan de leden van de Raad van Commissarissen voor het uitgeoefende toezicht.

Groningen, 20 juni 2024

De Raad van Commissarissen